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IT-Fachinformatiker
IT-Fachinformatiker, Sonstiges
Kategorie: Windows
Zufriedene Kunden: 38
Erfahrung:  Microsoft Windows Client und Server, PowerShell / Services / Exchange / AD
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IT-Fachinformatiker ist jetzt online.

Globale Ansicht für mehrere IMAP Konten in Outlook

Kundenfrage

Globale Ansicht für mehrere IMAP Konten in Outlook 2010;

habe folgendes Problem:
Ich möchte auf mehreren Windows (7 und 10) Rechnern mehrere Email-Konten verwalten, die jeweils auf dem gleichen Stand sein sollen (also z.B. Soll Nutzer A auch von Nutzer B gesendete Emails sehen können), außerdem soll es für alle Email-Konten eine globale Ansicht geben, also ein virtuelles (?) Postfach, in dem alle Emails aus allen Postfächern eingesehen und bearbeitet werden können (Posteingang, ggf. auch Gesendet, Entwürfe, Postausgang).
Im Gegensatz zu POP3-Konten scheint es mit IMAP-Konten nicht möglich zu sein, die Emails aller Postfächer gemeinsam darzustellen, zumindest nicht bei Outlook. Ich finde, das ist eine echte Arbeitserschwernis und ich kann nicht nachvollziehen, dass diese Funktion bis heute nicht implementiert sein soll. Zumindest ergibt sich diese Folgerung, wenn ich die Einträge in diesem Forum lese:
https://answers.microsoft.com/de-de/msoffice/forum/msoffice_outlook-mso_windows8-mso_2013_release/e-mails-von-zwei-imap-konten-in-einem-globalen/b4886703-e705-4f48-8743-7574a63a11c8?auth=1
Ich möchte ungern auf Thunderbird oder andere Tools ausweichen, die das können, daher versuche ich es erstmal hier mit meiner Frage. Vielleicht gibt es ja inzwischen doch eine Lösung?
Laut Forumeintrag ist der Weg über "Regel erstellen" nicht optimal, da dann bestimmte Funktionen und Vorteile von IMAP nicht mehr zur Verfügung stehen.
Folgendes wäre mir noch wichtig: Ich möchte zwar gesendete Nachrichten aller Nutzer auf allen Rechnern verfügbar machen, es sollte aber nicht so sein, dass jede Aktion auf allen Rechnern nachgebildet wird. Beispiel: Ein Nutzer erstellt zusätzliche Ordner für Emails, die zu bestimmten Projekten gehören, um eingehende Emails jeweils den einzelnen Projekten zuzuordnen, zu löschen etc.. Diese Emails sollten aber auf den anderen Rechnern weiterhin im Posteingang verbleiben. Ist das mit IMAP überhaupt möglich? Oder muss ich dafür bei POP3 bleiben?
Zweiter Punkt: Der Terminkalender sollte ebenfalls auf allen Rechnern synchronisiert werden, entweder mit identischer Ansicht ODER mit der Besonderheit, dass jeweils sichtbar ist, welcher Nutzer einen Termin erstellt hat.

PS: Falls für die gewünschten Funktionen ein Upgrade auf Office 2016 nötig ist, wäre das kein Problem. Entsprechende Lizenzen gibt es ja günstig bei ebay.

Gepostet: vor 9 Monaten.
Kategorie: Windows
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 9 Monaten.

Hallo

wenn alle User IMAP unter Outlook mit dem gleichen Konto nutzen sieht auch jeder was der jeweils andere gemailt hat sofern es sich wirklich um das gleiche Mailkonto handelt. Die Ansicht selbst in Outlook ist pro Client/User beschränkt und nicht gloablisiert werden. Sie können bzgl. Kalender diesen freigeben das funktioniert. Wenn Sie es "perfekt" haben möchten wäre ein Microsoft Exchange Server der einzige Weg darüber würden dann Emails, Kontakte und Termine etc. laufen. IMAP macht bzgl. exakt das nämlich den gleichen Stand auf allen Geräten anzeigen bei jedem User, der das Postfach angelegt hat. Die Ansicht in Outlook selbst ist aber vom User frei einstellbar und kann so nicht auf alle übertragen werden. Für gemeinsame Kalender / Termine gibt es zudem diverse Outlook AddOns.

Es ist aber nicht mölglich das Sie von verschiedenen Postfächern verschiedener User "alles" sehen wenn diese Konten nicht gleichzeitig überall eingerichtet sind. POP3 ist ungeeignet IMAP wäre das, was Sie benötigen aber es müssten dann eben alle Konten auf allen Geräten bei allen Usern eingerichtet sein. Gemeinsam darstellen kann man es bei IMAP technisch bedingt nicht und zwar in keinem Mail Client. Das ist auch so gewollt. Mit POP3 würden Sie aber nur Chaos auslösen. Wenn Sie eine ordengliche Lösung wnschen kommen Sie nicht um einen Exchange Server herum dort kann man derartige Szenarien umsetzen. Ein Kauf von Office 2016 bei Ebay kann nicht empfehlen es handelt sich fast immer um illegale Produktschlüssel das gilt zum Teil sogar für Amazon. Dies ist in der Vergangenheit sehr oft vorgekommen daher müssen Sie die Händler kontrollieren ein autorisierter Händler wäre daher sinnvoller.

Gruß Günter

Kunde: hat geantwortet vor 9 Monaten.
Hallo Günter,das klingt mir alles zu unbefriedigend und nutzerunfreundlich. Auch ist mir der Aufwand mit Exchange Server zu groß.
Warum die globale Ansicht mit POP3 möglich ist, aber nicht mit IMAP, erschließt sich mir nicht.
Ich werde daher Thunderbird mal ausprobieren und schauen, ob es sich für den gewünschten Zweck eignet. Outlook kann bleiben, auch wegen des möglichen Zusatznutzens durch den Kalender, dessen Funktionen ich dann entsprechend Ihrer Hinweise austesten werde. Bis hierhin schon mal Danke
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 9 Monaten.

Hallo,

mit Thunderbird wird es auch nicht funktionieren IMAP erlaubt keine derartigen Strukturen POP3 jedoch ebenfalls nicht es handelt sich nur um ein eher selten gebrauchtes Feature. Die Posteingänge werden in allen Mailclients nur visuell zusammengeführt nicht technisch. Für Outlook gibt es in Artikel 1 und 2 (Link 1,2) ggf. eine Lösung. Bei Outlook sollten Sie auch bleiben da Thunderbird bzgl. Kalender etc. enorm eingeschränkt und völlig unbrauchbar ist. Eine Server Lösung wäre aber vielleicht Kerio Connnect, einfach, viel günstiger als Exchange und im Gegensatz zu Exchange auch für viele besser wartbar und sehr viel schneller bei praktisch gleichem Funktionsumfang und es läuft auch unter Linux und Windows 10, 8, 7.

Gruß Günter

Kunde: hat geantwortet vor 9 Monaten.
Hallo Günter,in den angegebenen Links (einen davon hatte ich Ihnen bereits in meinem Ausgangspost geschickt) wird ausdrücklich erwähnt, dass es bei IMAP nicht möglich ist, verschiedene Konten in einer Ansicht zusammenzufassen. Das ist äußerst unerfreulich und für mich wie bereits erwähnt nicht nachvollziehbar.
Ich verstehe in diesem Zusammenhang aber auch nicht den Unterschied zwischen "technischem" und "visuellem" Zusammenführen. Was ich brauche ist: Ein Posteingang, in dem die Emails von mehreren IMAP Konten VISUELL zusammengeführt werden (also so wie auch POP3-Konten bei Outlook visuell zusammengefassst werden) und wo, wenn ich eine Email beantworte, jeweils die richtige Absenderadresse angegeben wird. Das gleiche soll für den Ordner "Gesendet" gelten. Also wenn ich eine gesendete Email öffne und diese weiterleite, soll ebenfalls die Email-Adresse des ursprünglichen Absenders vorgegeben sein, wobei diese auch geändert werden können soll (zur Auswahl stehen sollen alle Email-Adressen, die in Outlook eingepflegt sind). Also alles genau wie bei POP3, mit dem zusätzlichen Vorteil (und darum geht es ja hier im Kern), dass unter "Gesendet" ALLE Emails angezeigt werden, also auch jene, die von einem anderen Rechner abgeschickt wurden.
Ich verstehe nicht, dass Sie das als "selten genutztes Feature" beschreiben. Es ist sicher nicht ungewöhnlich, dass in Firmen verschiedene Mitarbeiter auf jeweils unterschiedliche Email-Adressen Zugriff haben und den Postein- und ausgang dieser Adressen verwalten. Dabei ständig zwischen den einzelnen Postfächern hin- und herspringen zu müssen ist äußerst unpraktisch und ineffizient, dabei geht viel Zeit verloren und es besteht die Gefahr, dass bestimmte Mails übersehen oder zu spät beantwortet werden.
Eine Möglichkeit wäre, alle Emails automatisch an eine zusätzliche Email-Adresse weiterzuleiten, die dann für die globale Ansicht dienen würde. Der Nachteil hierbei ist, dass bei einer Antwort dann immer die zusätzliche Email-Adresse als Absender erscheint, was suboptimal wäre. Ich praktiziere diese Lösung für eine schnelle Übersicht über alle Emails schon seit einiger Zeit, wobei ich hierfür Google Mail nutze. Dort gibt es außerdem die nette Zusatzfunktion, dass alle Emails, die von der ursprünglichen Mail ausgehen, in einem Eintrag gruppiert werden (auch die gesendeten!) und bei Bedarf einzeln aufgefächert werden können. Bei Outlook vermisse ich eine solche Funktion, das geht wohl nur über einen Web-Abruf(?) wie bei Googlemail.
Und, wie bereits erwähnt: Diese Lösung ist zwar ein passabler Workaround für die globale ANSICHT über alle Emails von allen Konten, aber keine praktikable Lösung bzgl. der Übersichtlichkeit des Postausgangs bzgl. der Antwortmöglichkeiten.
Es muss doch hierfür eine bessere Lösung geben...
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 9 Monaten.

Hallo,

das was Sie wünschen gibt es so nicht da es niemand oder kaum jemand benötigt. Entweder wird IMAP oder Exchange / Kerio / Tobit David eingesetzt oder man "findet sich" damit "ab". Sie können es nur so machen, das Sie IMAP verwenden. Das was Google bietet ist eine rein visuelle Funktion und nicht mit den Produkt Outlook umsetzbar. Sie sollten sich daher dem Produkt Kerio oder Exchange widmen mit Outlook ist dies ohne umfangreiche AddIns gar nicht machbar.

Gruß Günter

Kunde: hat geantwortet vor 9 Monaten.
Ok, bis hierhin schon mal DANKE. Ich werde mir dann mal Kerio anschauen.
MfG MM
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 9 Monaten.

Hallo

ok ich denke das wäre die passende Lösung denn das was Sie möchten kann Outlook so nicht sofern Sie nicht dutzende AddIns installieren und die Postfächer bei allen einrichten. Mit Kerio Connect kann man das deligieren, verteilen, das gilt für Mail, Aufgaben, Kontakte und Kalender ich denke das dürfte das richtige Produkt sein. Es gibt auch einen Outlook Connector dafür (Kerio Offline Edition) und bietet fast den gleichen Umfang wie Exchange bei deutlich besserer Leistung und einfacherer Verwaltung und geringeren Kosten.

Gruß Günter

Kunde: hat geantwortet vor 9 Monaten.
Hallo Günter,ich hatte gelesen, dass der Weg über das Erstellen von Regeln bei Outlook bei IMAP nicht zielführend sei und dabei einige Funktionen auf der Strecke blieben. Ich habe es jetzt dennoch mal ausprobiert und für alle Posteingänge die Regel erstellt, dass die Emails in den Zielordner "Posteingang" (oben, unter "Datendatei") KOPIERT werden. Das gleiche habe ich für die gesendeten Mails gemacht. Und siehe da: Bisher sieht alles genau so aus, wie ich es haben möchte: Alle Mails übersichtlich in einem Ordner; wenn ich Emails beantworte, wir automatisch der richtige Absender ausgewählt. Auch die gesendeten Mails sind sowohl im neu geschaffenen Gesamtordner zu sehen, als auch separat unter dem jeweiligen Konto.
Jetzt muss ich nur noch testen, ob die gesendeten Emails dank IMAP auch auf bei den anderen Clients zu sehen sind.
Die Notwendigkeit, eine teure Serverlösung draufzusetzen (auch Kerio ist für einen kleinen Gewerbebetrieb nicht mal einfach aus der Portokasse zu zahlen, auch wenn es jetzt nicht so hochpreisig ist wie andere Lösungen). Ich werde berichten
Kunde: hat geantwortet vor 9 Monaten.
Nanu, da ist ein Halbsatz verloren gegangen:
Die Notwendigkeit, eine teure Serverlösung draufzusetzen (...) sehe ich im Moment nicht, auch möchte ich es gerne vermeiden, die Mitarbeiter auf ein neues Mailsystem umschulen zu müssen.
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 9 Monaten.

Hallo

dann müssen Sie entsprechend mit den Eisnchränkungen leben bzw. viele Addins in Outlook installieren passende sind mir nicht bekannt da das, was Sie wünschen kaum/gar nicht gefordert wird. Es gibt aber sicherlich passende Mail AddIns aber Sie werden um eine Server basierte Lösung wohl nicht "herum" kommen.

Gru0 Gpnter

Kunde: hat geantwortet vor 8 Monaten.
Ok, danke. Ich denke wir können das hier soweit abschließen.
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 8 Monaten.

In Ordnung. Gruß Günter

Kunde: hat geantwortet vor 8 Monaten.
Ich habe zu dem Thema noch eine zweite Frage eingestellt, vielleicht wollen Sie mal reinschauen?
Kunde: hat geantwortet vor 8 Monaten.
Das Ticket kann geschlossen werden. Ich habe eine neue Frage mit einer weiterführenden Problematik eingestellt
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 8 Monaten.

Hallo, in Ordnung dann weiß ich Bescheid. Gruß Günter