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BigDaddyXD
BigDaddyXD, Informatiker
Kategorie: Computer
Zufriedene Kunden: 1675
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Hallo Herr Lehmann, ich habe noch eine generelle

Diese Antwort wurde bewertet:

Hallo Herr Lehmann,
ich habe noch eine generelle Problematik/Befürchtung mit der Stundenmeldung, seitdem die Feiertagsfunktion eingebaut wurde:
Wenn ich die fertigen Stundenmeldungen zwecks Lohnabrechnung an meine Lohnbuchhaltung weiterreiche (Steuerberaterin), müssen die "Begleitdateien" immer mitgeliefert werden (Kunden + Feiertage), sonst erscheinen diverse Fehlermeldungen.
Besonders knifflig dabei: Sollte die Datei Feiertage mal verändert oder deren Inhalt versehentlich gelöscht werden (oder in Zukunft eine veraltete Datei vom Vorjahr verwendet werden), dann enstehen beim Öffnen der Datei Rechenfehler, denn die Feiertagsfunktion bewirkt ja, dass eine Lohnfortzahlung bzw. Feiertagszuschläge berechnet werden. Somit würden im schlimmsten Fall falsche Lohnabrechnungen erstellt.
Haben Sie eine Idee, wie wir das lösen können? Gibt es die Möglichkeit, nach Fertigstellung der Stundenmeldung diese "einzufrieren", so dass keine Änderungen mehr vorgenommen werden können bzw. die Bezüge zu den externen Dateien "ruhen"?
Mir fällt dabei auch noch eine potenzielle Fehlerquelle auf - das Problem ist noch nicht aufgetreten, könnte aber irgendwann eintreten: Die Kundennamen in Spalte K werden ja als Dropdownliste aus der externen Kundendatei generiert. Sie haben außerdem dafür gesorgt, dass das Tabellenblatt 'Kunden' bei jedem Schließen der Datei bereinigt wird und sich bei jedem Öffnen neu füllt, also immer aktuell ist bzw. die Datensätze aus der Kundendatei generiert. Die Dropdownfunktion wiederum beinhaltet die Bedingung, dass die eingegebenen Werte nicht von der vorgegebenen Liste abweichen. Was ist nun, wenn ich eine ältere Stundenmeldung zwecks Prüfung öffne, einige Kundennamen, die damals eingetragen wurden, in der neuesten Version der Kundendatei nicht mehr vorhanden sind? Letztere wird ja ständig aktualisiert. Würde dann eine Fehlermeldung erscheinen ("Ein anderer Nutzer hat die zulässigen werte begrenzt...")?
Haben Sie eine Idee, wie wir derlei Probleme/Fehlerquellen ausschließen können?

Guten Tag,

ihre Bedenken sind durchaus berechtigt. Ich nehme erstmal das einfachere Thema vorweg:

1. Fehlende Kundennamen

Hier brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, da die Werteprüfung nur bei der Befüllung eines Feldes erfolgt. Sollte ein Kunde aus der Liste verschwinden, dann bleibt er trotzdem noch in der Stundenmeldung eingetragen. Nur wenn man den Namen dann heraus löschen und wieder neu einfügen wollte käme es zu Problemen. Sogar dann ist es aber noch möglich mit "Rückgängig" (z.B. STRG+Z) den Namen wieder einzufügen.

2. Weitergabe der Lohnabrechnungen

Ich würde Ihnen ohnehin empfehlen die Formulare veränderungsgeschützt abzulegen. In den meisten Unternehmen mit denen ich bisher zusammengearbeitet habe erfolgt das über eine "Vertiffung" (Ablage als .tif Datei), oder die Ausgabe als PDF. Nur so sind die Dokumente auch dauerhaft gegen nachträgliche Einflussnahme geschützt.

An Ihrer Stelle würde ich wie folgt vorgehen:

- Die User arbeiten während des Monats mit ihrer Stundenmeldung

- Sobald die Stundenmeldung für einen Monat abgeschlossen ist wandeln Sie das Formular durch drucken an eine "Print to PDF" Funktion in ein PDF um und legen dieses dann dauerhaft ab

So haben Sie einerseits während der Erstellung der Dokumente die Komfortfunktionen des Excel Formulars, und danach zur dauerhaften Ablage revisionssichere und unveränderliche Dokumentationen in PDF oder TIFF-Form.

Gruß,

Marcel Lehmann

BigDaddyXD und weitere Experten für Computer sind bereit, Ihnen zu helfen.
Kunde: hat geantwortet vor 2 Jahren.

Auch das ist eine einfache, aber effektive Lösung, auf die ich auch selbst hätte kommen können. Das nennt man wohl "betriebsblind" ;-)

Ein Excel Arbeitsblatt kann ich ja auch ganz einfach innerhalb von Excel als PDF speichern, dafür braucht es kein externes Programm.

Klasse, das gibt wieder 5 Sterne!

Immer wieder gern :)