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Rechtsanwalt Krüger
Rechtsanwalt Krüger, Rechtsanwalt
Kategorie: Recht & Justiz
Zufriedene Kunden: 4536
Erfahrung:  Langjährige Praxis als Rechtsanwalt
36252690
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Rechtsanwalt Krüger ist jetzt online.

Sehr geehrte Anwälte. ich habe eine Frage bezüglich der

Diese Antwort wurde bewertet:

Sehr geehrte Anwälte.
ich habe eine Frage bezüglich der GOBD. Wenn ich ausgedruckte, digitale Eingangs- oder Ausgangsrechnungen wieder einscanne und in ein Dokumentenmanagementsystem bringe und es revisionssicher archiviere. Ist das wegen der sogenannten Formattreue rechtlich in Ordnung, falls es mal zu einer Prüfung kommt in meiner IT-Firma.
Viele Grüße
G. Peter

Sehr geehrte(r) Ratsuchende(r)!

Besten Dank für Ihre Frage, zu der ich Ihnen gerne Auskunft gebe wie folgt.

Gemäß der Formattreue müssen Belege so aufbewahrt werden, wie sie eingegangen sind. Einscannen und Abspeichern z.B. als pdf-Datei genügt diesem Erfordernis. Aber was Ihr Dokumentenmanagementsystem aus dem eingescannten Dokument macht, kann ich nicht beurteilen.

Wenn das Programm einfach nur einen Pfad zum Dateisystem legt, wo das eingescannte Dokument abgelegt ist, dann sehe ich kein Problem bei der Formattreue. Wenn es aber Änderungen am Dokument durchführt z.B. am Layout, könnte das gegen die Formattreue sprechen.

Bitte fragen Sie nach, wenn weiterer Klärungsbedarf besteht.

Sehr gerne helfe ich weiter.

Kunde: hat geantwortet vor 6 Monaten.
Hallo Herr Krüger, vielen Dank für die Antwort - darf ich nochmal diese beiden Fragen stellen - dann wird es klarer
1 zur GoBD
1.1 bezüglich Formattreue – doppelt digital
Die Rechnungserstellung findet mit Word oder Excel statt. Ich speichere die Rechnung dann zweimal: 1x in das DMS, 1x normal in mein Dateisystem (noch bearbeitbar).
In der Verfahrensdokumentation würde ich beschreiben, dass nur das ecoDMS produktiv verwendet wird. Ist das rechtlich o.k.?1.2 bezüglich Formattreue – doppelt Papier + digital
vergleichbar zu oben, Papierrechnungen einscannen in PDF umwandeln und im DMS revisionssicher archivieren, trotzdem im Buchführungs-Leitz-Ordner abheften.
Ist das rechtlich in Ordnung?
Vielen Dank ***** *****
G. Peter

Danke für Ihre Rückmeldung.

1.1.

Wie gesagt, ich kenne Ihr DMS nicht. Aber wenn Sie es als Excel-Datei speichern, ist es formattreu. Bei Bedarf können Sie diese Datei aufrufen und ausdrucken. Und vermutlich ist auch das im DMS Abgespeicherte ausreichend.

1.2.

Ein PDF ist formattreu. Und da es sogar in Papierform abgeheftet ist, können Sie es ohne Weiteres bei Bedarf vorlegen.

Mir erscheint Ihre Archivierung daher rechtlich in Ordnung.

Bitte fragen Sie nach, wenn weiterer Klärungsbedarf besteht.

Sehr gerne helfe ich weiter.

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