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IT-Fachinformatiker
IT-Fachinformatiker, Systemadministrator
Kategorie: Computer
Zufriedene Kunden: 6838
Erfahrung:  Software Entwicklung, Projekt Erfahrung, Windows-Netzwerke, Linux-Netzwerke, Windows/Linux-Server
32504664
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IT-Fachinformatiker ist jetzt online.

Wir wollen ein Archivierungsprogramm ber word machen. Jetzt

Kundenfrage

Wir wollen ein Archivierungsprogramm über word machen. Jetzt benötigen wir noch die Möglichkeit 6stellige Nummern einzufügen. Besteht dazu die Möglichkeit?
Gepostet: vor 5 Jahren.
Kategorie: Computer
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 5 Jahren.
Hallo,

also Sie möchten über Word ein Archivierungsprogramm entwickeln? Word ist nicht für solche Dinge geeignet, es fehlen Funktionen wie reguläre Suche, es fehlt eine SQL basierte Datenbank, es fehlt eine Möglichkeit Dokumente im Dateisystem oder von einem Scanner direkt in ein dafür ausgelegtes System zu erfassen usw. mit Word kommen Sie nicht ans Ziel wenn Sie eine Archivierungssoftware damit umsetzen möchten. Dafür gibt es dutzende Alternativen. Wenn Sie mir ein wenig erläutern würden was da archiviert werden soll, könnten wir vielleicht auch eine andere Lösung finden.

Gruss Günter
Kunde: hat geantwortet vor 5 Jahren.
Es handelt sich um Akten die im laufe der Jahrhunderte in der Kirche angefallen sind, z. B. Bauakten der Kirche, Perosnalakten der Pfarrer und Mitarbeiter, eben alles was im laufe der Jahrhunderte so in einer Stadtkirche passiert.

Bisher konnte mir noch Niemand ein dafür geeignetes Archivierungsprogramm nennen und deshalb sind wir auf ein word-Dokument gekommen mit dem wir schon etwas weiter kommen.

mfg
Illona Bind
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 5 Jahren.
Sehr geehrte Frau Bind,

ah, verstehe also mit Word kommen Sie nicht weit das kann ich Ihnen schon jetzt sagen und wahrscheinlich sind viele dieser Informationen und Dokumente ohne hin noch analog sprich in reiner Papierform so oder so müssen Sie sich mit hoher Sicherheit ein sog. Dokumentenmanagement System kaufen.

Ihre Datenmengen dürften dabei enorm sein d.h. zusätzliche Hardware würde ebenfalls ins Haus stehen. Ich suche Ihnen einmal die notwendigen Informationen zusammen und werde mich noch heute wieder melden. Bitte haben Sie Verständnis dafür, das das einige Zeit dauert da das ganze schon sehr komplex ist und nicht jeden Tag vorkommt. Bis später.

Mit freundlichen Grüßen Günter
Experte:  IT-Fachinformatiker hat geantwortet vor 5 Jahren.
Sehr geehrte Frau Bind,

also ich würde Sie einmal bitten mir mitzuteilen ob die Dokumente mehrheitlich analog also auf Papier/Microfilm sind oder bereits digital vorliegen. Bzgl. eins sog. Dokumentenmanagement Systems gbit es einige sehr gute Anbieter:

http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/glossar/dms.html

Zitat des Herstellers:

"bitfarm-Archiv ist ein modernes Dokumentenmanagement auf Open-Source Basis, welches alle diese Vorteile bietet. Gleichzeitig kommt es dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche mit geringem Schulungsaufwand aus. Die flexible Anpassbarkeit, die unter den verfügbaren Systemen ihresgleichen sucht, und die vielen durchdachten Funktionen aus der Praxis - für die Praxis lassen bei Anwendern und Entscheidern keine Wünsche offen. Durch das Fehlen von Lizenzkosten ist die Lösung überdies sehr wirtschaftlich und bietet im Vergleich zu anderen Produkten einen hohen Return on Invest."

Der Hersteller Canon bietet ebenfalls solche Systeme an und geht sehr genau auf die Möglichkeiten solcher Systeme ein:

http://www.canon.de/about_us/press_centre/press_resources/white_papers_and_reports/gillbe_dokumenten_management.aspx


Weiter hin wichtig, damit Sie einen Überblick erhalten wäre der Wiki-Eintrag dazu:

http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement

Faktisch können Sie wie im ersten Beispiel auf Open Source setzen oder wie im zweiten Beispiel Geld investieren (je nach System allerdings auch mehrere Tausend Euro). Ein solches System spart jedoch dauerhaft enorme Kosten wie die folgende Studie beweist.

http://bannwart.wordpress.com/2009/01/28/dokumentenmanagement-kosten/

Defakto können Sie in allen gängigen Systemen Dokumente einscannen, per OCR sogar erkennen lassen und selbst Stichwörter vergeben. Sie finden die Informationen also enorm schnell wieder. So etwas selbst zu programmieren wäre möglich, ist jedoch mit einem enormen Aufwand verbunden generell könnte man eine einfach Version entwickeln dazu müsste ich jedoch Details wissen.

Auf jeden Fall benötigen Sie einen speziellen Scanner der Dokumente enorm schnell erfassen kann Canon bietet soetwas speziell für Dokumente an:

http://www.canon.de/For_Work/Products/Document_Imaging_Systems/High_Speed_Document_Scanners/

Sie haben also die Wahl:

- Open Source (Einarbeitung notwendig)
- Geld in ein fertiges System investieren
- ein eigenes abgespecktes entwickeln lassen (auf Basis von Microsoft Access 2010)

Auf der anderen Seite müssen Sie Hardware beschaffen:

- Dokumenten Scanner
- Server mit ausreichendem Speichervermögen nebst Datensicherung

Gern unterstütze ich Sie weiter auch telefonisch unter 02581-7872901 (auch nach 18 h). Ich hoffe aber, das Sie erst einmal einen einblick erhalten haben wie gesagt Word eignet sich für solche Aufgaben nicht für Word würde eine Datenbank notwendig werden:

http://www.wolf-datavision.de/tools_doc2sql.htm

Dann könnte man ohne hin nach Access umsatteln.

LG Günter

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